1. Introducción
Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que Mind de Colombia Ltda. (en adelante “Mind”), realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.
En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales Mind realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.
Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con Mind, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.
2. Definiciones
Las siguientes son las definiciones que se deben tener en cuenta para entender nuestra política de uso y tratamiento de sus datos:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables;
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Mind como responsable de los datos;
Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por Mind, de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio Mind en virtud de una relación contractual/obligacional;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como responsable, en principio será Mind;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a Mind;
Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a Mind en virtud de un contrato laboral.
Prospecto: Toda persona natural o jurídica que ha establecido una relación con Mind y que debido a esta relación ha entregado datos a Mind;
Cliente: Toda persona natural o jurídica que ha celebrado transacciones comerciales con Mind y que debido a esto, ha entregado datos a Mind;
Transferencia: Se refiere al envío por parte de Mind, como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.
3. Tipo de Información sujeta a Tratamiento
Mind reconoce que sus prospectos, clientes, proveedores, empleados, pensionados a cargo, accionistas y miembros de Junta Directiva tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con Mind.
En virtud de la relación que se establezca entre usted y Mind, ésta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Dichos datos personales e información incluyen entre otros:
De los Candidatos
Nombre, identificación, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, información de estudios, participación en actividades de recreación y deporte.
Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas.
De los Prospectos
Nombre o razón social, Nombres y Apellidos del visitante, Correo electrónico, Empresa, Cargo, Ciudad, País y otros datos relacionados con el tema de interés del prospecto.
De los Clientes
Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
Número de empleados fijos y tiempo de funcionamiento del negocio;
Información tributaria;
Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
De los Proveedores
Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
Nombre del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
Número de empleados fijos y tiempo de funcionamiento del negocio;
Información tributaria;
Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
De los Empleados
Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte;
Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
Salario y otros pagos;
Saldo de deudas contraídas para con Mind o libranza;
Afiliaciones con descuento de nómina;
Aportes pensionales;
Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, etc.;
Procesos judiciales, embargo;
Deudas a favor de cooperativas;
Autorizaciones de descuentos;
Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales;
Prestaciones durante toda su vida laboral;
Contrato laboral;
Cambios en el contrato de trabajo;
Vinculación con empleadores anteriores;
Historia laboral del trabajador;
Pago de auxilio y beneficios;
Beneficiarios del trabajador para efecto del pago de auxilios y beneficios;
Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;
Capacitaciones recibidas;
Informe de evaluación sicológica;
Detalle de la caracterización;
Informe demográfico de los trabajadores;
Historia clínica ocupacional del trabajador;
Accidentes laborales;
Horas extras;
Ingreso y salida de la planta;
Huella dactilar;
Registro fotográfico;
Pertenencia a sindicato;
Evaluación anual de competencia.
Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, Mind le informará de la calidad de dicho datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles usted no está obligado a autorizar su tratamiento.
4. Mecanismos de obtención de su información
Existen múltiples mecanismos a través de los cuales Mind puede obtener sus datos. A continuación se relacionan los principales y la forma como operan:
Información enviada a nosotros por su navegador Web
Obtenemos información que es enviada a nuestros sistemas automáticamente por su navegador web. Esta información normalmente incluye la dirección IP de su proveedor de servicios de Internet, el nombre de su sistema operativo (Windows, Macintosh o Linux) y el nombre y versión de su navegador (Explorer, FireFox o Google Chrome). La información que recibimos depende de las configuraciones de su navegador. Sírvase revisar su navegador si desea saber qué información es la que nos envía o la forma en que puede cambiar las configuraciones. La información proporcionada por su navegador no lo identifica a usted personalmente. Nosotros usamos esta información para crear estadísticas que nos ayudan a mejorar nuestros sitios web y hacerlos más compatibles con la tecnología usada por nuestros visitantes de Internet.
Información obtenida mediante la colocación de "Cookies" en su computadora
Podemos obtener información sobre usted instalando un "rótulo" en el disco duro de su computadora. Este rótulo se conoce como "cookie". Todos nuestros sitios de Mind usan "cookies de sesión". Una cookie de sesión se usa para rotular su computadora con un identificador único generado por la computadora cuando usted accede a nuestros sitios. Una cookie de sesión no lo identifica a usted personalmente y expira al momento en que usted cierra su navegador. Usamos estas cookies de sesión para obtener información estadística sobre las formas en que los visitantes usan nuestros sitios – qué páginas visitan, qué vínculos usan y cuánto dura la visita a cada página. Analizamos esta información (conocida como "datos que fluyen con el click") en forma estadística para entender mejor cuales son los intereses y necesidades de nuestros visitantes y así mejorar el contenido y la funcionalidad de nuestros sitios. Si usted no desea recibir cookies, puede configurar su navegador para que los rechace o para que le avise cuando una cookie es colocada en su computadora. Si bien no tiene ninguna obligación de recibir cookies al visitar los sitios web de Mind, también es cierto que no podrá usar toda la funcionalidad del sitio si su navegador rechaza nuestras cookies.
Información que usted nos proporciona a sabiendas y voluntariamente
Obtenemos la información que usted nos proporciona a sabiendas y voluntariamente al acceder y usar los formularios existentes en los portales de Mind; por ejemplo, la información que usted proporciona cuando ingresa al sistema para recibir avisos de correos electrónicos, o cuando nos hace una consulta o nos envía un correo electrónico con retroalimentación. En muchos casos, esta información será de carácter personal. Mind usa esta información para los fines que usted la proporcionó. Por ejemplo, si usted proporciona su dirección de correo electrónico, al ingresar al sistema para recibir avisos de correo electrónico, usamos su dirección para enviarle los avisos que usted solicita. Mind le permite seleccionar la forma en que se puede usar su información personal. En la mayoría de los casos, le solicitamos que nos indique sus opciones cuando usted está en la página en que proporciona su información personal. Para esto hacemos uso del Centro de Preferencias de Comunicación, en el cual usted puede determinar de que forma desea que nos comuniquemos con usted. Adicionalmente usted nos podrá proporcionar información personal cuando asiste a nuestros seminarios presenciales o virtuales, nos hace llegar su hoja de vida, se establece una relación comercial y es necesario diligenciar documentos de registro de clientes en nuestros sistemas de información.
5. Uso y finalidad del Tratamiento
Los datos personales son utilizados para:
Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de Mind.
Pago de obligaciones contractuales.
Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de Mind.
Contacto con candidatos, prospectos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a Mind.
Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y Mind.
Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de Mind salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.
La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionemos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
De igual forma la Compañía podrán transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa, comerciales y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. Mind ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de Mind sobre la materia.
Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Mind ó archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.
6. Derechos del Titular
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Mind como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Mind como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
Ser informado por Mind, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen con respecto al uso de sus datos;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual Mind garantiza el ejercicio de todos sus derechos.
7. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular
Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:
Telefónicamente al: (+57) 601 486 6635
Por correo electrónico a: administracion@mind.com.co
Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de Mind, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.
Podrá consultar a Mind respecto de los datos personales que Mind tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por Mind en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser ampliado por Mind en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.
Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a Mind atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, Mind entiende que ha desistido de su solicitud.
8. Modificación de esta política
Esta política puede ser modificada en cualquier momento. Se le avisará a través de cualquiera de los canales de comunicación activos de Mind, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.
Fecha de entrada en vigencia: 01 de Enero de 2015
Fecha última modificación: 03 de Enero de 2023
Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información
